Coca-Cola sabit kıymet alımlarını, sabit kıymet bütçesi hareketlerini ve kıymetlerin elden çıkarılmasını Lotus Workflow’la yönetiyor.
Coca-Cola İçecek A.Ş. (CCİ) Güney Avrasya (Türkiye, Kafkaslar ve Orta Asya) ve Ortadoğu’da faaliyet gösteren gazlı meşrubat ve gazsız içecek şişeleme ve dağıtım şirketidir. Şirketin faaliyetleri esas olarak The Coca-Cola Company markalarından oluşan alkolsüz içeceklerin Türkiye, Kazakistan, Azerbaycan, Ürdün ve Kırgızistan’da üretim, satış ve dağıtımından oluşmaktadır. Ayrıca Türkmenistan’daki Coca-Cola şişeleme şirketinde de %33 hissesi bulunmaktadır. 2005’in dördüncü çeyreğinde Efes Sınai’nin %51,2 hissesini ve CC Ürdün’ün %90 hissesini iktisap ederek şişeleme faaliyetlerini Türkiye’nin ötesine taşımıştır. Ayrıca, Efes Sınai’nin iktisabının bir sonucu olarak, Irak’ta münhasır dağıtım hakları bulunan ve Irak’ta ki tek Coca-Cola şişeleme şirketi olma opsiyonunu elinde bulunduran bir ortak girişimin de taraflarından biridir. Gazlı meşrubatlar ve giderek genişleyen bir gazsız içecek (aralarında meyve suları, sular, sporcu içecekleri, enerji içecekleri, buzlu çay ve buzlu kahve gibi ürünlerin bulunduğu bir kategori) ailesi de dahil olmak üzere, belirli pazarlara zengin bir içecek yelpazesi sunmaktadır. Pazarlarının tümünde sattığı başlıca markalar Coca-Cola, Coca-Cola Light, Fanta ve Sprite’tır.
Workflow Uygulaması Öncesi
Kıymet tipine göre karmaşıklık arz edilebilen sabit kıymet alımları, satışları ve bütçe hareketleri ile ilgili talepler tamamıyla MS Excel dosyalarında takip ediliyordu. Bu koşullarda talebin hem gerekli tüm onayları aldığını takip etmek zor oluyordu, hem de lokasyon farklılıklarından dolayı zaman kaybı yaşanabiliyordu.
Neden ABH?
Uzun yıllardan beri Lotus Notes uygulamaları geliştiren ABH, karmaşık iş süreçlerini hayata geçirebilmek için 2003 yılından itibaren Lotus Workşow üzerinde uygulama geliştirmeye karar vermiştir. Uygulama geliştirme konusundaki engin tecrübesi ve Coca-Cola ile daha önce gerçekleştirmiş olduğu başarılı çalışmalardan dolayı bu projede de ABH tercih edilmiştir.
ABH’nin Hedefleri
Coca-Cola Finansal Planlama ve Analiz departmanının iş yükünü hafifletmek, işlerin daha verimli yürümesini sağlamak, takip edilebilirliği mümkün kılmak ve zaman kaybını engellemek hedeflenmiştir.
Workflow Projesi
Lotus Domino üzerinde çalışan Lotus Workflow ürünü kullanılarak geliştirilen Satınalma Onayı Uygulaması ile, sabit kıymet bütçesi hareketleri (Bir kalemden başka kaleme ya da tamamen yeni bir kaleme bütçe aktarılması, bir kalemin tamamının ya da bir kısmının kullanımının durdurulması, bütçeden kullanılan miktarın ilgili satınalma talep formuna ulaşabilmesini sağlamak vb.) ve tüm hareketlerin detayları bütçe kalemlerinin altında loglanarak takip edilebilir kılınmıştır. 11 farklı tipte sınıflandırılmış bütçeye sahip sabit kıymet alım taleplerinin tiplerine, açıldığı lokasyona ve talep bedeline göre gerekli onay akışlarından geçmesi sağlanmıştır. Kendi içinde alt kategorileri olan 6 temel başlıkta gruplanmış kıymetlerin satışının tiplerine, ait tiplerine, açıldığı lokasyona ve talep bedeline göre gerekli onay akışlarından geçmesini sağlanmıştır. Uygulamalarda kullanıcının yöneticisi, lokasyonu gibi bilgiler SAP’nin HR modülünden, Lotus SAP Connector ile günlük çekilen verilerden okunmaktadır.
Sonuç
Coca-Cola İçecek, milyonlarca dolarlık sabit kıymet bütçesinin takibi, sabit kıymet alımları ve kıymetlerin elden çıkarılması süreçlerini, ABH’nin Lotus Workflow ile uygulama geliştirme tecrübesinin güvenli ellerine bırakmıştır.
